Doanh Nghiệp Nên Thuê Kho Ngoài Hay Tự Vận Hành Kho?

Đi cùng với thời đại công nghiệp đang lên ngôi, nhu cầu về sản phẩm của khách hàng cũng dần tăng lên theo cấp số nhân. Chính vì vậy, câu hỏi “Nên thuê kho ngoài hay tự vận hành kho?” là một vấn đề phổ biến được các nhà quản trị quan tâm hàng đầu. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn về việc lựa chọn một trong hai hình thức trên thì hãy cùng tìm hiểu thêm với BoxGo nhé! >> Tham khảo: Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa

1. Doanh nghiệp tự vận hành kho riêng

Được biết đến với tên gọi self-fulfillment, hình thức tự vận hành kho riêng được doanh nghiệp Việt Nam sử dụng khá phổ biến. Cụ thể, doanh nghiệp sẽ sở hữu kho dự trữ hàng của riêng mình và tự vận hành, quản lý tất cả các hoạt động như tồn kho hay xử lý các đơn hàng. Thông thường, hai loại doanh nghiệp áp dụng hình thức này là:

• Những doanh nghiệp có quy mô lớn bởi vì họ có nguồn ngân sách lớn để sở hữu kho chứa hàng riêng và thuê nhiều nhân viên để thực hiện các hoạt động trong kho bãi.
• Những doanh nghiệp mới hoặc nhỏ lẻ bởi vì họ chưa có nhiều đơn hàng và các hoạt động trong kho bãi không quá khó khăn để thực hiện.

1.1 Ưu điểm

Khi doanh nghiệp tự vận hành kho riêng, 3 ưu điểm chính của việc này là: Tính kiểm soát, tính linh hoạt và tận dụng tốt nguồn nhân lực.

Tính kiểm soát

Khi doanh nghiệp sở hữu kho chứa hàng riêng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát hàng tồn, sử dụng tối ưu được không gian và có thể theo dõi trực tiếp việc xử lý đơn hàng cũng như việc bảo quản sản phẩm một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể kết hợp các chức năng của kho dễ dàng hơn vào hệ thống cung ứng của mình nếu triển khai theo hình thức tự vận hành kho.

Tính linh hoạt

Việc sở hữu kho chứa hàng riêng giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn về mặt thiết kế và chủ động trong việc vận hành kho để phù hợp với nhu cầu của khách hàng và đặc tính sản phẩm. Thêm vào đó, thông qua việc mở rộng hoặc quy tạo lại tạo điều kiện thuận lợi để làm mới sản phẩm, các kho riêng cũng có thể được thay đổi. Khác với việc thuê kho từ đơn vị bên ngoài công ty, doanh nghiệp phải mất thời gian cho việc gửi bản kế hoạch xuất nhập hàng để hệ thống sắp xếp. Khi triển khai theo hình thức tự vận hành kho, doanh nghiệp sẽ linh hoạt và chủ động hơn trong việc xuất nhập hàng mà không cần phải lập kế hoạch từ trước.

Tận dụng tốt nguồn nhân lực

Doanh nghiệp có thể tận dụng, sắp xếp nguồn nhân lực một cách hợp lý vào từng hoàn cảnh khác nhau ứng với mỗi công việc trong kho. Việc tuyển nhân viên kho thường được chú ý đặc biệt nên họ thường là những người có tay nghề và kỹ năng cao, giúp cho việc vận hành kho dễ dàng và ít xảy ra những trường hợp không mong muốn.

1.2 Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, hình thức tự vận hành kho còn tồn tại một số vấn đề như: Khó tăng trưởng quy mô, khó tối ưu quy trình vận hành và mức độ rủi ro cao.

Khó tăng trưởng quy mô

Doanh nghiệp không thể thay đổi quy mô để phù hợp với sự tăng, giảm của số lượng sản phẩm bởi vì diện tích kho rất khó thay đổi trong thời gian ngắn. Không chỉ vậy, doanh nghiệp cũng không thể tự do thay đổi vị trí trong thời gian ngắn vì khá tốn kém chi phí. Điều này có thể làm mất đi cơ hội kinh doanh sinh lợi nhuận của doanh nghiệp trước những thay đổi, biến động về nhu cầu của thị trường

Khó tối ưu quy trình vận hành

Việc thực hiện quy trình vận hành và đảm bảo tiến độ, chất lượng của công việc cũng trở nên phức tạp và khó khăn hơn khi doanh nghiệp gia tăng khối lượng công việc tại kho để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng kinh doanh.

Mức độ rủi ro cao

Với trường hợp tự vận hành kho lần đầu, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ thất thoát, hư hỏng hàng hóa hoặc hoạt động không hiệu quả do việc thiếu kinh nghiệm gây ra. Điều này sẽ gây ra tổn thất không hề nhỏ cho doanh nghiệp. >> Xem thêm: Dropshipping là gì? Lợi ích mô hình kinh doanh Dropshingping

2. Doanh nghiệp thuê kho ngoài

Ngược lại với doanh nghiệp tự vận hành kho, hình thức thuê kho bên ngoài đề cập đến việc bên thứ 3 sẽ chịu trách nhiệm với tất cả hoạt động trong kho từ việc xử lý hàng tồn, quản lý kho đến xử lý toàn bộ đơn hàng của khách. Phương pháp thuê ngoài dịch vụ lưu kho và vận hành khá phổ biến tại thị trường Việt Nam so với các năm trước, đặc biệt là với doanh nghiệp thương mại điện tử.

2.1 Ưu điểm

Việc thuê ngoài dịch vụ kho mang đến cho doanh nghiệp 3 ưu điểm chính: Tự động hóa, giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng và dễ dàng tiếp cận với đa dạng thị trường.

Tự động hoá

Có 3 yếu tố chính được đề cập trong ưu điểm này:

• Chính xác và hiệu quả: Với số năm kinh nghiệm lâu dài cùng số lượng kiến thức dồi dào, các công ty cung cấp dịch vụ thuê kho bên ngoài có thể đáp ứng một cách nhanh chóng và chính xác các yêu cầu công việc của kho bãi.
• Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp sẽ tốn thời gian và chi phí nếu không có kinh nghiệm từ trước. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dành thời gian và chi phí để tập trung vào việc nghiên cứu thị trường và phát triển sản phẩm để đáp ứng khách hàng một cách tốt nhất.
• Tiết kiệm không gian: Nhiều doanh nghiệp đang san sẻ quá nhiều không gian chi phí cho việc lưu trữ hàng hóa trong kho. Thay vì vậy, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tiền bạc và không gian nhờ việc sử dụng dịch vụ thuê kho bên ngoài. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể kiểm soát được số lượng và thông tin sản phẩm cùng mức độ phân phối hàng hóa thông qua hệ thống phần mềm dịch vụ mà bên thứ ba cung cấp.

Giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh chóng

Những thời điểm bình thường, nguồn hàng trong tầm kiểm soát của doanh nghiệp nên họ có thể xử lý và theo dõi một cách dễ dàng. Tuy nhiên khi thị trường biến động, nhu cầu của khách hàng tăng lên nhanh chóng dẫn đến nguồn hàng sẽ bị dao động bất ngờ để doanh nghiệp có thể tận dụng những cơ hội kinh doanh. Điều này dẫn đến quy trình thông thường của doanh nghiệp bị quá tải và gặp rất nhiều rắc rối. Để xử lý tình huống này, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ kho ngoài để hỗ trợ xử lý việc tăng số lượng hành nhanh chóng và việc vận hành dễ dàng quản lý, hạn chế sai sót. Thay vì phải tập trung cho các hoạt động của kho, doanh nghiệp có thể chú tâm vào việc phát triển và nghiên cứu thị trường để đáp ứng thị hiếu khách hàng.

Tiếp cận dễ dàng với đa dạng thị trường

Hơn thế nữa, phương pháp thuê kho bên ngoài sẽ giúp các doanh nghiệp trong nước xâm nhập và mở rộng thị trường một cách dễ dàng. Tại Việt Nam đã xuất hiện những đơn vị cung cấp dịch vụ xuyên quốc gia. Nhờ đó, doanh nghiệp tiếp cận các thị trường nước ngoài một cách dễ dàng mà không cần lo ngại về thủ tục pháp lý, vận chuyển hàng hóa và các hoạt động vận hành kho quốc tế,...

2.2 Hạn chế

Tuy nhiên phương pháp này cũng gây nên một số hạn chế như: Chi phí có thể cao hơn và khó linh hoạt trong vận hành.

Chi phí có thể cao hơn

So với việc tự vận hành kho thì doanh nghiệp sẽ phải trả chi phí cao hơn cho việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài. Chính vì vậy, trước khi lựa chọn đối tác, doanh nghiệp phải tìm hiểu kỹ về giá cả, vị trí kho bãi, quy trình vận hành và giải pháp xử lý khi gặp khiếu nại,...

Khó linh hoạt trong vận hành

Thông thường các đơn vị cung cấp dịch vụ thuê kho ngoài được sắp xếp phù hợp với các sản phẩm cơ bản. Bởi vậy, nếu các doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm đặc thù và đòi hỏi kỹ thuật chuyên môn cao và các điều kiện lưu trữ kho đặc biệt hơn như là nhiệt độ, không gian, độ ẩm,... thì không phải bên thứ ba nào cũng thực hiện được điều này. Hậu quả của việc này dẫn đến phá vỡ tình ổn định của quy trình hoặc nếu có thể thực hiện thì chi phí doanh nghiệp phải trả sẽ rất cao.

3. So sánh giữa việc có kho riêng và thuê kho ngoài

NỘI DUNG	KHO RIÊNG	KHO CHUNG
Thủ tục hành chính	Phải khai báo địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh	Chỉ cần trả phí hàng tháng theo hóa đơn sử dụng dịch vụ và không cần quan tâm đến các thủ tục hành chính
Diện tích/ Không gian	Cố định một chỗ Khó thay đổi diện tích trong thời gian ngắn	Thay đổi linh hoạt theo yêu cầu của khách hàng. Có thể tăng, giảm diện tích thuê theo sự biến động của thị trường
Hoạt động xuất nhập hàng	Dễ dàng nhập hàng bất kỳ thời gian nào	Phải thiết lập kế hoạch từ trước
Mức độ kiểm soát	Mức độ kiểm soát cao do doanh nghiệp tự quản lý	Kiểm soát từ xa thông qua đơn vị cung cấp dịch vụ
Mức độ linh hoạt về địa điểm	Cần thời gian rất lâu để sang nhượng, hoặc thay đổi địa điểm bởi vì địa điểm cố định	Trong thời gian ngắn có thể thay đổi địa điểm bằng cách chấm dứt hợp đồng và chuyển nơi thuê kho
Quản lý	Cần đội ngũ quản lý số liệu hàng hóa xuất, nhập và tồn kho	Dịch vụ cho thuê kho chứa hàng sẽ quản lý hàng hóa cho doanh nghiệp
Chi phí đầu tư	Tốn chi phí trong việc xây dựng kho bãi,mua máy móc thiết bị, đào tạo nguồn nhân lực, vận hành và sửa chữa, quản lý kho,...	Chi phí đầu tư ban đầu gần bằng không Có sẵn máy móc và cơ sở hạ tầng
Chi phí khác	- Nếu xây kho riêng: Phải chi trả các chi phí như, chi phí điện nước, chi phí bảo trì máy móc, lương nhân viên hàng tháng,... - Nếu thuê kho riêng: Trả phí thuê mặt bằng cố định hàng tháng, điện nước,...	Trả phí thuê kho dựa vào thời gian thuê kho
Rủi ro (hư hỏng, mất mát tài sản)	Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm	Bên thuê kho chịu trách nhiệm bồi thường

>> Những bài viết liên quan:

• 6+ Cách tính chi phí lưu kho phổ biến kèm ví dụ chi tiết, dễ hiểu
• 6 Loại chi phí vận hành kho mà chủ doanh nghiệp phải biết

Trên đây là những thông tin cần thiết để giúp bạn trả lời cho câu hỏi” Nên thuê kho ngoài hay tự vận hành kho?”  mà BoxGo muốn chia sẻ. Mong rằng đây là những thông tin hữu ích với những nhà quản trị đang băn trong trong việc lựa chọn hai hình thức trên để tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp.